Das ist die Aufgabe
- In enger Zusammenarbeit mit der Leitung Qualitätsmanagement koordinierst du Meetings, Workshops und bereichsübergreifende Veranstaltungen und sorgst dafür, dass alle organisatorischen Abläufe reibungslos ineinandergreifen
- Eigenständig steuerst du Bestellungen, holst Angebote ein und koordinierst die Beschaffung von Schulungen, externen Räumlichkeiten sowie Büro- und IT-Ausstattung
- Als zentrale Schnittstelle koordinierst du Termine, Reiseplanungen und die Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache und hältst den administrativen Alltag der Bereichsleitung effizient am Laufen
- Deine Expertise bringst du bei der Pflege und Weiterentwicklung von Prozessdokumentationen ein und unterstützt dabei, Qualitätsstandards nachhaltig zu sichern
- Gemeinsam mit den Fachbereichen entwickelst du den Intranetauftritt weiter, erstellst Präsentationen, Newsletter und Kommunikationsunterlagen für interne sowie internationale Zielgruppen
- Mit einem sicheren Blick für Zahlen unterstützt du das Reporting, entwickelst Power BI-Dashboards weiter und bereitest Management-Reviews, Kennzahlen und Entscheidungsvorlagen auf
Das überzeugt uns
- Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation erfolgreich abgeschlossen und idealerweise bereits Erfahrung in einer Assistenzfunktion gesammelt
- Organisation liegt dir im Blut und auch bei vielen parallelen Themen setzt du die richtigen Prioritäten
- Sicherer Umgang mit Microsoft 365 gehört für dich zum Arbeitsalltag; idealerweise hast du bereits mit SharePoint oder Power BI gearbeitet
- Deutsch und Englisch beherrschst du sicher in Wort und Schrift und kommunizierst souverän mit unterschiedlichen Ansprechpartnern
- Strukturierte Arbeitsweise, Diskretion und ein hohes Qualitätsbewusstsein zeichnen dich aus
- Es macht dir Spaß, Prozesse aktiv mitzugestalten, Verbesserungen anzustoßen und ein internationales Team organisatorisch zu unterstützen
