Die Position unterstützt das Design Center in organisatorischen, administrativen und operativen Aufgaben und trägt wesentlich zur Effizienz, Struktur und professionellen Zusammenarbeit innerhalb der Designorganisation bei. Der Fokus liegt auf Design Operations, Projekt- und Organisationssupport sowie der Entlastung der Führungskräfte und Teams.
Deine Aufgaben
- Organisation, Koordination sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen, Meetings, Reviews, Workshops und internen Veranstaltungen im Design Center
- Unterstützung der Designleitung und der Designteams bei der Planung, Organisation und Durchführung von Projekten, Initiativen und laufenden Design-Operations-Aktivitäten
- Erstellung und Pflege von Dokumentationen, Übersichten, Präsentationen sowie projekt- und teambegleitenden Unterlagen und Ablagen
- Nachverfolgung von Terminen, Meilensteinen und Aufgaben sowie Koordination von Gate-, Review- und Freigabeterminen in Abstimmung mit relevanten Schnittstellen
- Unterstützung bei administrativen Aufgaben wie Reiseorganisation, Reisekostenabrechnung, Terminplanung sowie Budget-, Bestell- und Abrechnungsprozessen
Dein Profil
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation im Bereich Assistenz, Organisation oder Office Management
- Berufserfahrung in einer Assistenz-, Koordinations- oder Organisationsfunktion, idealerweise in einem kreativen, projektorientierten oder internationalen Umfeld
- Strukturierte, vorausschauende und zuverlässige Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Organisationsgeschick
- Ausgeprägte Kommunikationsstärke, professionelles Auftreten und Freude an der Zusammenarbeit mit internen und externen Schnittstellen
- Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen sowie idealerweise Erfahrung mit administrativen Prozessen, Präsentationen und digitalen Ablagestrukturen
